Délibération
Norme simplifiée n° 43 : Délibération n° 04-067 du 24 juin 2004 concernant les traitements automatises d’informations nominatives mis en œuvre par les communes pour la gestion de l’état civil
24 Juin 2004 – Thème(s) : Etat civil
Modifiée par la Délibération n° 2005-126 du 12 mai 2005
J.O n° 149 du 28 juin 2005
La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ; Vu la Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ; Vu le code civil ; Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ; Vu la loi n° 51-711 du 7 juin 1951 modifiée sur l’obligation, la coordination et le secret en matière statistique ; Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ; Vu la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations ; Vu le décret n° 51-284 du 3 mars 1951 relatif aux tables annuelles et décennales de l’état civil ; Vu le décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l’état civil ; Vu le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publiques et à la coopération entre administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques ; Vu le décret n° 82-103 du 22 janvier 1982 modifié par le décret n° 98-92 du 18 février 1998 fixant les conditions d’alimentation du RNIPP ; Vu le décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000 portant simplification de formalités administratives et suppression de la fiche d’état civil ; Vu l’Instruction générale relative à l’état civil du 11 mai 1999 modifiée par l’instruction du 29 mars 2002 ;
Considérant qu’en vertu des articles 6, 17 et 21 (1°) de la loi du 6 janvier 1978, la CNIL est habilitée à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d’informations nominatives ;
Considérant que pour l’application de l’article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l’ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d’atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l’objet d’une déclaration simplifiée ;
Considérant que tout dispositif qui par un élément quelconque n’est pas strictement conforme aux présentes dispositions doit faire l’objet d’une demande d’avis au sens de l’article 15 de la loi du 6 janvier 1978 ;
Considérant que la CNIL doit être consultée sur tout projet ou toute modification d’un acte réglementaire permettant à une administration, un service, un établissement public, un organisme ou une caisse contrôlée par l’Etat, en charge de l’instruction d’un dossier administratif de demander une copie intégrale ou un extrait d’acte de l’état civil directement à l’officier d’état civil dépositaire de l’acte, conformément aux dispositions du décret n°62-921 du 3 août 1962 ;
Considérant que les traitements informatisés relatifs à la gestion de l’état civil dans les communes sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l’article 17 de la loi du 6 janvier 1978 ;
Considérant que la mise en place d’un traitement automatisé des données de l’état civil doit respecter les règles fondamentales régissant l’établissement, la délivrance et la conservation des documents de l’état civil.
DÉCIDE :
Article 1er
Finalités du traitement
Le traitement ne doit pas avoir d’autres finalités que : la constitution, la tenue, la consultation, la vérification et la conservation, y compris sous forme numérique, des registres de l’état civil ; l’établissement des actes de l’état civil au vu des pièces présentées par la personne concernée, son représentant ou un tiers déclarant ; l’édition d’extraits ou de copies intégrales des actes de l’état civil ; l’édition des tables annuelles et décennales des registres de l’état civil ; la transmission d’informations aux administrations visées à l’article 4.
Les traitements mis en œuvre ne peuvent servir à d’autres finalités ou à alimenter d’autres fichiers, en particulier la constitution d’un fichier de population.
Les informations nominatives enregistrées par les services d’état civil à l’occasion de l’établissement ou de l’actualisation d’un acte ne peuvent être utilisées que pour l’accomplissement des missions dont sont investis les maires en leur qualité d’officier de l’état civil et ne doivent être communiquées qu’aux destinataires habilités à en connaître.
Les informations enregistrées ne peuvent, en particulier, être utilisées à des fins commerciales. Aucune cession du fichier de l’état civil ne peut avoir lieu.
Des extraits du traitement relatif à la gestion de l’état civil peuvent être constitués pour alimenter le fichier de vaccination de la commune, le fichier de recensement des jeunes en vue de la journée d’appel de préparation à la défense ou la commission administrative chargée de la révision des listes électorales, pour ces seules fins et dans la limite des textes existants.
Article 2
Informations collectées et traitées
Les informations suivantes peuvent être collectées pour assurer les finalités précitées :
a) type, date, heure et lieu de l’acte ; b) désignation de l’officier de l’état civil (nom, prénoms) ; c) prénoms des personnes désignées dans l’acte ; d) nom des personnes désignées dans l’acte ; c) profession des personnes désignées dans l’acte ; d) domicile des personnes désignées dans l’acte ; e) date et lieu de naissance des personnes désignées dans l’acte ; f) énonciations relatives à la nationalité dans les seuls cas prévus par l’article 28 du code civil et aux seules fins d’alimentation des bulletins statistiques de l’INSEE ; g) autres énonciations (surnom ou sobriquet, pseudonyme, titres, décorations, mention « mort pour la France », mention « mort en déportation ») ; h) les mentions marginales telles que prévues par la loi ou ordonnées par l’autorité judiciaire ; i) le cas échéant, qualité juridique de l’enfant ; j) le cas échéant, identité des témoins ou des comparants ; k) le cas échéant, les informations relatives au nom, prénom, qualité et adresse du demandeur d’un acte de l’état civil ainsi que la date de délivrance et le type d’acte demandé.
Aucun numéro identifiant, hormis celui propre à l’acte de l’état civil lui-même, ne doit figurer dans le fichier de l’état civil.
Article 3
Durée de conservation
Les registres de l’état civil sont conservés à la mairie pendant cent ans à compter de leur clôture. Passé le délai de cent ans, les registres des communes sont conservés selon les règles fixées par les articles L. 1421-7, L. 1421-8, R. 1421-11 et R. 1421-12 du code général des collectivités territoriales.
Les informations collectées aux fins d’alimentation des bulletins statistiques de l’INSEE lors de l’établissement des actes de l’état civil ne doivent pas être conservées plus de six mois après leur transmission à l’INSEE ni utilisées par la mairie.
Les informations sur le demandeur d’un extrait ou d’une copie intégrale d’un acte de l’état civil peuvent être conservées un an aux seules fins de preuve dans un éventuel contentieux. Ces informations se limitent au nom, au prénom, à la qualité, à l’adresse du demandeur ainsi qu’à la date de délivrance et au type de l’acte demandé.
Article 4
Destinataires des informations
Dans la limite de leurs attributions respectives, les informations nominatives peuvent être communiquées aux destinataires suivants : l’INSEE en application du décret n° 82-103 du 22 janvier 1982 relatif au répertoire national d’identification des personnes physiques et de l’instruction générale de l’état civil ; les autorités judiciaires, dans la limite de leurs attributions ; les services des impôts pour les actes de décès (art.L102 A du Livre des Procédures Fiscales) à l’exclusion de toute information concernant les héritiers ; les services de protection maternelle et infantile du département, pour les extraits d’actes de naissance et les copies d’actes de décès des enfants âgés de moins de 6 ans, conformément à l’article 16 du décret n° 92.785 du 6 août 1992 ; le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales pour les bulletins statistiques n°7 de l’INSEE et les certificats de décès ; l’officier de l’état civil de la mairie de naissance ; le service municipal des vaccinations conformément à l’article L. 1422-1 du code de la santé publique et au décret du 28 février 1952 ; le service municipal en charge du recensement au titre du service national, en vertu de l’article R. 111-9 du code du service national ; la commission administrative chargée de la révision de la liste électorale, au titre de l’article R. 7 du code électoral, exclusivement pour les personnes décédées.
Article 5
Consultation des registres et actes d’état civil et conditions de délivrance des copies et extraits des actes de l’état civil
La consultation des registres datant de moins de cent ans est interdite, sauf pour les agents de l’État habilités à cet effet et les personnes munies d’une autorisation écrite du procureur de la République.
La consultation des registres d’état civil datant de plus de cent ans est libre, en application de l’article 7-3 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives.
Les personnes effectuant des recherches généalogiques ne peuvent en conséquence avoir accès aux registres d’état civil que dans les conditions précitées. La délivrance des copies et extraits des actes de l’état civil est soumise à différentes conditions fixées par les articles 9 à 13 du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifié et par les rubriques 193 à 205 de l’Instruction générale relative à l’état civil.
La délivrance d’une copie intégrale ou d’un extrait avec filiation d’un acte de naissance ou de mariage ne peut se faire que sur indication précise par le demandeur du lieu de naissance, des nom, prénoms et date de naissance de l’intéressé ainsi que des nom et prénom usuel des parents de la personne dont l’acte est réclamé, pour les intéressés majeur ou émancipé, les parents, les grands-parents, les enfants, le conjoint, le représentant légal ou le curateur, le mandataire (notaire, avocat) avec indication de la qualité de la personne qui a donné le mandat. Les frères et sœurs du défunt avec justificatif de leur qualité d’héritier peuvent obtenir un extrait d’acte de naissance ou de mariage avec filiation s’ils indiquent les nom et prénom usuel des parents de la personne dont l’acte est réclamé. Les héritiers du défunt autres que les descendants, les ascendants, frères et sœurs ou conjoint peuvent obtenir un extrait avec filiation s’ils produisent une attestation notariale justifiant de leur qualité d’héritier sans indication des nom et prénom usuel des parents de la personne dont l’acte est réclamé.
Par ailleurs, le procureur de la République peut recevoir des copies intégrales ou des extraits avec filiation des actes de naissance ou de mariage sans condition. Les personnes autorisées par le procureur, le greffier en chef du tribunal d’instance pour l’établissement de certificat de nationalité française et les administrations autorisées par une loi ou un règlement avec indication du texte dont se prévaut l’administration peuvent obtenir un extrait avec filiation.
Toute personne peut obtenir un extrait d’acte de naissance ou de mariage sans filiation.
Les actes de reconnaissance peuvent faire l’objet d’une délivrance d’une copie intégrale pour les intéressés majeurs ou émancipés, les parents, les grands-parents, les enfants, le conjoint, le représentant légal ou le curateur, le mandataire (notaire, avocat) avec indication de la qualité de la personne qui a donné le mandat. Les frères et sœurs du défunt avec justificatif de leur qualité d’héritier peuvent obtenir une copie intégrale d’un acte de reconnaissance. Les héritiers du défunt autres que les descendants, les ascendants, frères et sœurs ou conjoint peuvent obtenir une copie intégrale de l’acte de reconnaissance s’ils justifient de leur qualité d’héritier.
Par ailleurs, le procureur de la République peut recevoir des copies intégrales des actes de reconnaissance sans condition. Les personnes autorisées par le procureur, le greffier en chef du tribunal d’instance pour l’établissement de certificat de nationalité française et les administrations autorisées par une loi ou un règlement avec indication du texte dont se prévaut l’administration peuvent obtenir une copie intégrale d’un acte de reconnaissance. Les actes de décès peuvent faire l’objet de la délivrance de copies intégrales, sans condition.
Une copie intégrale ou un extrait d’acte de l’état civil peut être demandé directement à l’officier de l’état civil dépositaire de l’acte par une administration, un service, un établissement public, un organisme ou une caisse contrôlée par l’Etat, en charge de l’instruction d’un dossier administratif dès lors qu’il est fondé par un texte législatif ou réglementaire à requérir une copie intégrale ou un extrait d’un acte de l’état civil. Cette demande s’effectue après information des personnes concernées et pour la stricte finalité visée dans le texte fondant l’une des entités visées à l’alinéa précédent, à effectuer cette demande.
Demande ou délivrance de copies ou extraits d’actes de l’état civil par voie électronique
Une copie intégrale ou un extrait d’acte de l’état civil peut être demandé ou délivré par voie électronique, dans le respect des conditions légales. L’acte délivré doit être authentifié par l’officier de l’état civil.
Les informations recueillies aux fins de délivrance d’une copie ou d’un extrait des actes de l’état civil doivent se limiter à celles prévues par les textes législatifs et réglementaires en vigueur ainsi qu’aux informations sur le demandeur prévues à l’article 3.
Les informations délivrées par voie électronique aux fins d’édition d’extraits ou de copies des actes de l’état civil doivent se limiter strictement aux informations nécessaires en fonction de la nature de l’acte demandé.
Article 6
Information et droit des personnes
Les personnes concernées ou leurs représentants légaux doivent être informés des finalités du traitement, des destinataires des données, ainsi que de leur droit d’accès et de leur droit de rectification aux données les concernant, exercé dans les conditions définies par les lois et règlements en vigueur en matière d’état civil. Le droit d’opposition ne s’exerce pas.
Les informations nominatives enregistrées aux fins d’inscription d’un acte sur le registre de l’état civil ne peuvent être utilisées par les élus municipaux à des fins de message de félicitations ou de condoléances, ou ne peuvent être publiées dans la presse, que dans la mesure où, au moment de l’établissement de l’acte, les personnes concernées ont donné leur accord à ce message personnalisé ou à cette publication. Les informations collectées pour ces seules fins ne peuvent être conservées ni alimenter un fichier permanent.
Article 7
Sécurités
Des mesures de protection physique et logique doivent être prises afin de préserver la sécurité du traitement et des informations, d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, d’en préserver l’intégrité.
Les données transmises par internet doivent être chiffrées et les expéditeurs et destinataires identifiés.
Seuls le maire ou ses adjoints et les fonctionnaires municipaux habilités à établir ou exploiter les actes d’état civil peuvent avoir accès au fichier de l’état civil.
Toute intervention modifiant l’intégrité d’un acte de l’état civil préalablement enregistré doit faire l’objet d’un horodatage.
Article 8
Interconnexions ou échanges d’informations
La présente norme simplifiée ne concerne pas les systèmes permettant une interconnexion ou un échange d’informations de l’état civil, hormis ceux prévus avec les destinataires définis à l’article 4.
Article 9
Pour pouvoir faire l’objet de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée, les traitements automatisés d’informations nominatives visés ci-dessus doivent ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables grâce à l’exercice du droit individuel d’accès ; ne pas donner lieu à des interconnexions avec d’autres traitements automatisés d’informations nominatives, sauf celles résultant éventuellement de l’article 4, ou à des transmissions autres que celles nécessaires à l’accomplissement des finalités énoncées à l’article 1er ; ne pas comporter d’informations autres que celles énumérées à l’article 2 ; satisfaire aux conditions énoncées aux articles 1er à 9.
Article 10
La présente délibération sera publiée au journal officiel de la République française